当社ではホームページ制作や集客マーケティングの打ち合わせでWeb会議ツールを使用することをお勧めしております。手軽で便利で双方の時間とコストを大幅に削減できるというメリットが魅力。この記事では無料のWeb会議ツールをご紹介します。
Web会議ツールとは
通常、会議や打ち合わせは、同じ場所で顔を突き合わせてやるものです。この「同じ場所」というのを取っ払って、場所問わずお互いの顔を見ながら打ち合わせができるというものです。
具体的にはお互いのパソコンのカメラで顔を映しながらインターネットを通じて会話をすることができます。もちろんカメラをオフにすれば顔を相手に見せずに会話ができます。しかも無料で使えるサービスも複数存在しています。
電話と何が違うのか、Web会議ツールの優れたところ
電話やスマートフォンでテレビ通話なら場所を問わず同じことができますが、それだけではない、Web会議ツールの優れたところをは以下のような点です。
- インターネット回線を使用するので通話料はかからない
- 複数名のメンバーと異なる場所でコミュニケーションできる
- パソコンの画面を共有して説明することができる
- ブラウザだけでできるサービスもある
- パソコンがなくてもスマートフォンでも参加できる
当社では「パソコンの画面を共有して説明することができる」という点が魅力でよく使用しています。やはり同じ資料や画面を見てマウスで指し示しながら説明するのと、電話で口頭で説明するだけでは伝わり方が全く違います。
ホームページ更新での管理画面の操作方法のご説明も、実際にマウスで画面を操作している状態をお見せしながらできるので、理解が早くなります。
当社がよく利用するWeb会議ツール
Googleハングアウト
当社ではGoogleのツールによくお世話になっているのでその流れでよく使用します。1度に10名まで参加できます。
会議用のアドレスを発行して、時間になればそのURLをクリックして参加します。
Edge、Firefox、Safaliなどでもハングアウトプラグインをインストールすれば利用可能ですが、Chromeブラウザをご利用なられるほうが使いやすいと思います。
Chatwork Live
Chatworkアカウントをお持ちであればChatwork Liveもおすすめです。無料でアカウントを作成できるので登録されてもよいと思います。こちらはプランによって参加できる人数が異なります。フリープランであれば2名までだそうです。
Zoomミーティング
無料のプランはグループミーティングは40分までという制限がありますが、こちらも手軽に利用できます。
時間コスト・移動コストを大幅に削減できる
ご訪問での打ち合わせとWeb会議ツールを使用して打ち合わせする場合では下記の表のような違いがあります。
| ご訪問打ち合わせ | Webツール会議 | |
|---|---|---|
| 会議室の空き状況の調整 | 必要 | |
| 参加メンバーが同じ時間に同じ場所に来られるかの調整 | 必要 | 時間調整のみ |
| 会議場所への移動時間 | 必要 | 不要 |
| 会議前の雑談 | たいていある | いきなり会議 |
| 会議 | 必要 | 必要 |
| 会議後の雑談 | たいていある | ほとんどない |
| 自分の仕事場への移動時間 | 必要 | 不要 |
経験上、Web会議ツールのほうが前後の雑談はあまりなく、すぐに本題に入るケースが多いです。細かい話ですが、お茶出しなんかも必要なくなりますね。
まとめ
異なる拠点で仕事しているメンバーが会議のために本社に集まる場合を想像してみてください。全員の移動時間と移動にかかる経費が掛かるわけです。それも往復分。浮いた時間とコストを別の仕事に振り分けたほうがよほど生産的です。
もちろん、同じ場所に集まって打ち合わせする方が「伝わるものが違う」場合もあります。その場合は実際に会ってお打ち合わせしたほうが断然良いと思いますが、臨機応変に方法の使い分けをしてみるのもよいと思います。
