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リモートワーク導入でリスクとコスト削減しよう

緊急事態宣言の元、外出自粛が呼びかけられており、社員に自宅で仕事をさせたり、営業商談をリモートで行う企業が増えています。
まだまだ課題もあると思いますが、同じ場所に集まらなくても仕事ができる環境ができ始めています。

リモートワークについて考えておくべきことをまとめてみました。
参考にしていただければ幸いです。

リモートワークのメリット

  • 移動時間を削減し業務・作業時間に充てることができる
  • 移動経費の削減できる
  • 商談のための会議室の予約の取り合いがなくなり、時間調整がしやすい
  • 集まる場所、移動時間を考慮しなくて済むので、打ち合わせ日の調整がしやすい
  • 通勤ストレスが軽減
  • 遠方の優秀な人材も採用できる
  • 妊娠、育児で退職される方が減る

等々

移動時間を生産性のある時間に変えられることが大きいです。片道1時間の通勤、往復2時間をひと月22日通勤として計算すると、44時間、年120日間通勤すると240時間にもなります。

日数にして30日間も移動時間に費やしていることになります。

この時間を自分の趣味や学び、家族との時間に費やして働きすぎといわれる日本人の生活の質を向上させることに繋げることができます。

単純に残業時間を減らすことだけが働き方改革なのではなく、会社全体の仕組みから変えていくことがいちばんの近道なのではないでしょうか。

リモートワークのデメリット

  • 同僚との距離感が変わる
  • 同じ部屋にいるときより、気軽に仕事を教えてもらいにくい
  • 労務管理がしにくい
  • ツールの導入・維持コストがかかる
  • セキュリティ面の不安
  • 仕事とプライベートの区別が難しい
  • 小さな子供がいると仕事に集中できない

等々

もちろんデメリットもあります。同じ場所にいないのでコミュニケーションの質が変わります。用事があるときしかオンラインで接続しないので、普段のお互いの状況が見えません。これまでだと気づいていた相手の変化も気づきにくいでしょう。

パソコンがそんなに得意ではない人にとっては、気軽に教えてもらいないと感じ、不安に感じるかもしれません。

それ以外にも自宅での仕事ですと、オンとオフの境目がつきにくいという点もデメリットでしょう。目移りする誘惑が多く、仕事に集中できない可能性もあります。

解決すべき問題点や課題は様々あると思いますが、現場でしかできない仕事以外は紙で管理していた資料をデジタル化し、クラウドストレージにてデータ共有すれば場所はどこであってもお仕事を行うことができます。

オンラインツールの利用用途

  • クライアントサポート
  • オンライン面接(新卒、中途、アルバイト採用等)
  • オンラインセールス(遠隔地への商談、ルート商談等)
  • ミーティング(外出中の対象、不特定多数との打ち合わせ等)
  • 在宅ワーカーの管理(打ち合わせ、ヘルプデスク等)
  • Webセミナー
  • 専門学校や塾の授業

営業ではIT系の営業で多いですが、電話でアポイントを取って、商談日の日時を決めて、その日にオンラインツールでプレゼン資料を見せながら商談を進めるといった事をしている企業も普通に見られるようになってきました。

打ち合わせも、最初はカメラで相手に自分の顔が表示されるのが気恥ずかしいですが、1度やってみると意外にすぐに慣れます。

訪問だと往復時間、お茶出し、前後の雑談があり、本題に入るまでに少し時間がかかりますが、オンラインツールではほとんど最初から本題に入る傾向が多いため、打ち合わせ時間も短時間で済みます。途中の話の脱線も少ないのではないでしょうか。

オンラインツールの種類

オンラインツールには利用用途によって向き不向きがあります。
用途によって使い分けしましょう。

会議・セミナーに強い

  • Skype
  • Whereby(旧appear.in)
  • zoom
  • meet in

商談用

  • bellFace
  • Mee2box
  • Calling
  • meet in

面接用

  • interview maker
  • SOKUMEN
  • HARUTAKA
  • meet in

あるとよい機能

  • 1対1または同時複数接続が可能
  • 画面共有(こちらの画面を見せながらプレゼンができる)
  • 録画機能(打ち合わせの内容を録画できる)
  • パソコンはもちろんタブレット、スマートフォンへ対応

オンラインツール以外に考えるべきこと

紙の書類のデジタル化し、クラウドストレージで管理

紙で管理している書類はその場所に行かないと見ることができません。
リモートワークを行うためにはそれをデジタル化し、クラウドストレージに保存するとよいです。

オフィスにかかってくる電話対応・取次

オフィスの固定電話にかかってくる電話をクラウドPBX化すると スマートフォンを内線電話として使うことができます。
かけるときも携帯の番号ではなく、会社の番号からかけることができます。

パソコンのセキュリティ

会社から配布するパソコンを使用する場合は、アンチウイルスインストール済みを配布できますが、個人PCを使用の場合は注意が必要です。

労務管理のルール

いつ仕事しているか、休憩しているかの管理が難しくなります。
ルールを厳しくしすぎるとモチベーションに影響しますがある一定の決め事は作っておきます。

使用が増えている業種

人材派遣(面接用)/広告代理店/不動産/営業会社/各種メーカー/専門学校/小中学塾等

人と会うことが仕事だった営業職もオンラインツールを使用するようになってきました。
オンラインツールを使えばこれまで1日の訪問商談が最大でも4件くらいだったのが、7~8件くらいまで増やせます。

専門学校や塾など、実地訓練や実験などは別として講義形式の授業、個別指導の授業もオンラインにできます。

当社のオススメは・・・・

まずは試してみたいという場合はzoom。
無料プランがありますので、オンラインコミュニケーションの雰囲気を体験してもらうのには良いでしょう。
ただしセキュリティ面で指摘する声もありますので機密情報を扱う商談には向いていないようです。

本格的に導入するならmeet in(ミートイン)。
会議・セミナー、商談、面接用と幅広く対応でき、年間コストも他のサービスより2分の1以下。

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